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    醫藥物流服務平臺

    同濟堂醫藥物流平臺

     

    1.        前言

     

    改革開放以來,國內醫藥行業飛速發展,在各個方面都取得了長足的進步。如此高速的發展必然伴隨著激烈的市場競爭,“弱肉強食,適者生存”,如何在市場競爭中生存下來并迅速發展,成為中國醫藥商業企業最關心的問題。在過去的幾年里,眾多的醫藥商業企業對自身企業業務的發展方向做了很多有益的探索,不斷地分化和發展企業的核心競爭力,其中的一個重要的方向和核心發展的競爭力是物流服務能力。

     

    大型醫藥商業企業在區域或者全國市場上往往擁有眾多的客戶群體以及歷史上建立起來的密切的業務關系,同時,為了給這些客戶提供服務,往往對應建立有區域或者全國的物流中心或者物流點。如何發揮這些物流中心和物流點的物流服務能力?提高對客戶群體的服務的滿意度?目前,國內眾多的大中型醫藥商業企業正在尋求適合的信息化整體解決方案并希望從中受益,從而加強管理,提高效率,降低成本,增強綜合市場競爭力。

     

    醫藥現代倉儲管理系統(WMS)是以此為基礎形成醫藥現代倉儲管理的解決方案,該方案能夠很好的滿足各物流中心或物流點倉儲管理的各類業務,從而滿足企業發揮自身特點優勢、持續發展的要求。

       

    2.       醫藥現代倉儲管理系統(WMS)平臺特點

       2.1.滿足醫藥行業要求

    本平臺內容符合國家的法律制度、會計制度以及醫藥行業相關標準的要求,F代醫藥倉儲業務同樣有著鮮明的醫藥行業的特征,也受國家的醫藥流通規范GSP 的約束。醫藥現代倉儲管理系統(WMS)能夠全面體現這些要求。

     

       2.2.開放的接口

    本平臺以標準的方式提供對外接口,可以使貨主的信息系統和英克科技的第三方醫藥物流系統方便的從本系統中取得數據,同時兼容標準數據格式數據的讀入,方便將這些系統的數據導入本系統。這樣可以實現與多家貨主的信息系統的快速電子銜接。

     

       2.3.二次開發平臺

    本平臺提供二次開發平臺,在此基礎上,客戶的系統維護人員可以方便地進行簡單的二次開發,適應用戶的需要。

     

       2.4.基于JavaOracle開發

    本平臺使用最先進的開放式開發工具Java,基于J2EE 框架,數據存儲采用全球最領先的可靠的Oracle 數據庫。

     

    3.        支持現代物流設備

       3.1.現代物流設備

    實現現代物流對于普通的倉房需要通過一些電子設備來輔助實現,包括:電子標簽、RF 手持(PDA)、條碼系統、集貨系統、立體貨架、堆垛機、射頻。實際上,并不是所有的電子設備都會被采用,而且,各種電子設備也有簡單復雜之分,比如:電子標簽也有不同類別的劃分,有6 位、8 位、12 位,有支持漢字、支持英文等等,所以,企業是根據管理和業務的需要進行適當的設備配置。常規情況下,電子標簽、RF 設備、條碼是比較常見的設備。本平臺對這些設備都有接口,能夠很好的支持。

     

       3.2.條碼系統

    條碼系統采用條形碼作為標識,以條形碼為數據源,使用數據采集終端掃描條碼標識,進行數據采集。本平臺支持從貨位、揀貨箱號等不同角度來管理庫存物品和揀貨方法。

    貨位條碼:

    制訂適當的規則針對所有的最小不再分的貨位編制條碼,倉庫的貨位條碼打印出來后,條碼貼在對應的貨架上,出、入庫的時候對貨位進行掃描。

    周轉箱條碼:

    制訂適當的規則編制周轉箱條碼,倉庫的周轉箱條碼打印出來后,條碼貼在對應的周轉箱上,散件出庫揀貨時對周轉箱進行掃描,供后續散件復核處理提供查詢核對依據。

      

       3.3.電子標簽

    電子標簽分很多品牌,也有很多規格,常見的有6 位、8 位、12 位,現在大的也有16 位,一般都有指示燈,指示燈用來說明本電子標簽所管轄貨位是否有業務需要處理。

    電子標簽安裝在貨架上,根據需要,一個電子標簽可以根據編碼規則管理一個或者多個貨位,在每次出入庫時,電子標簽準確指定某一貨位的實際出入庫數量,以指導揀貨人員有序揀貨。

    本平臺通過電子標簽的接口程序驅動電子標簽進行作業。

     

       3.4.RF手持設備(PDA

    簡單理解,RF 手持設備可以認為是一臺比筆記本電腦更便攜的無線計算機,需要配備無線路由方可正常使用。

    RF 手持設備內含條碼槍,可以識別條碼。

    工作人員可以通過RF 手持,直接聯入醫藥現代倉儲管理系統(WMS),通過顯示窗口進行入庫、出庫等操作。

    一般使用RF 手持設備實現這些業務:入庫上架、出庫揀貨、補貨(移位)出庫、補貨(移位)入庫上架、抽樣盤點(動盤)、庫內盤點、貨品狀態調整、貨品移位。

     

       3.5.溫濕度儀

    對于現代醫藥倉儲,根據國家的GSP 要求,必須要配備溫濕度儀,以實時監測倉庫內的溫度和濕度,從而確保倉庫內的各種藥品的性狀不會發生改變。

    溫濕度儀有對外開放的接口,本平臺通過接口定時讀取溫濕度記錄,并記錄在系統中備查。將來隨著國家GSP 的進一步嚴厲,可能將這些記錄實時上傳到藥監局。

     

       3.6. 與其他自動化設備接口

    根據實際的運營要求和管理需要,企業在建設現代醫藥倉庫時,可能使用到除以上這些設備以外的其他的自動化設備,或者是各種不同品牌或者規格的設備以滿足業務需要以及預算限制。

    這些設備本身自帶有驅動程序,以及對其他軟件系統的接口,本平臺需要在實施過程中根據這些接口驅動這些設備的驅動程序,進而驅動這些設備進行運作。

     

     

    4.        功能簡介

       4.1.基本信息管理

    包含對推動倉儲業務運作的各類基礎信息的維護和管理,對這些基礎信息進行設置,這些基礎設置對后續的業務運作都會產生配置性影響,下文簡列一部分配置信息的說明。

    區域維護

    對物流覆蓋區域的劃分定義

    省份維護

    對物流覆蓋省份的劃分定義

    城市維護

    對物流覆蓋城市的劃分定義

    退貨原因維護

    定義標準的退貨原因,用于與貨主的退貨原因進行對碼,以能夠有效地管理退貨原因,同時與貨主自定義的退貨原因對應。

    運輸方式維護

    定義標準的運輸方式,用于與貨主的運輸方式進行對碼,以能夠有效地管理運輸方式,同時與貨主自定義的運輸方式對應。

    貨品質量狀態

    定義標準的質量狀態,用于與貨主的質量狀態進行對碼,以能夠有效地管理貨品質量狀態,同時與貨主自定義的質量狀態對應。

     

       4.2.主系統信息查詢

    在大多數情況下,這些信息都是由上位業務系統或者第三方醫藥物流系統進行維護并同步到本系統中的。同時本系統也提供對這些信息的直接維護功能。

    主系統信息查詢主要包含對基礎資料的查詢,其中應對醫藥行業的特殊的GSP 的管理,單獨有主檔的管理,以確保對不同貨主的不同名稱下的藥品的養護和存儲能夠符合GSP 管理規定。

    單位主檔

    對于不同的貨主,對于同一個客戶或者供應商,非常有可能有不同的名稱或者編碼,基于對GSP 管控的要求以及貨主之間交易的便捷性,為簡化管理,系統提供對單位主檔的管理,任何貨主的任何客戶或者任何貨主的任何供應商都可以對應到單位主檔,該單位主檔是唯一的。

    貨品主檔

    對于不同的貨主,對于同一個貨品,非常有可能有不同的名稱或者編碼或者包裝單位,基于對GSP 管控的要求,系統提供對貨品主檔的管理,任何貨主的任何貨品都可以對應到貨品主檔,該貨品主檔是唯一的。

    貨主信息

    貨主的定義:貨物的主人,是存放在倉庫中的貨物的所有者,在醫藥現代倉儲管理系統中,允許存放多個法人的貨物并統一管理。貨主信息功能維護貨主本身的信息,比如:名稱、發票名稱、稅號、貨主聯絡人等。

    貨主的供應商

    維護貨主供應商信息,如果維護了單位主檔的情況下,需要維護貨主供應商與單位主檔的關系。

    貨主的客戶

    維護貨主客戶信息,如果維護了單位主檔的情況下,需要維護貨主客戶與單位主檔的關系。

    貨主的貨品維護

    維護貨主貨品信息。

    貨主業務特性維護

    維護貨主業務的特性,可以針對貨主的客戶或者貨主的供應商或者貨主的貨品,比如:該貨主的缺省情況下的貨品配貨規則是什么。

    貨品狀態維護

    可以根據質量狀態、貨主信息的不同進行貨品狀態的自定義,貨品狀態名稱的定義,一方面需要根據業務實際情況設立,另一方面要注意語義與狀態設置是否有矛盾之處。

     

       4.3.倉庫配置

    倉庫貨位管理

    設置庫區貨位信息,貨位信息可以按一定規則自動生成,可以根據貨位編碼。

    打印條碼。

    有庫區、分區、貨位等級別,有停用、啟用、作廢等狀態。

    電子標簽管理

    設置電子標簽對應貨位。注意,一個貨位只能對應于一個電子標簽,一個電子標簽可以對應于多個貨位。

    如果一個電子標簽對應于多個貨位,則電子標簽的編碼規則必須反映這種業務邏輯,才能有效指示業務作業。

    分區類別定義

    用于倉庫內部貨品分類與存放區域的對應關系維護,將來在貨品出入庫是自動定位到該區域以及該區域所對應的RF設備。

    經營類別維護

    定義標準的經營類別,用于與貨主的經營類別進行對碼,以能夠有效地管理經營類別,同時與貨主自定義的經營類別對應。

    分區類別和分區的對應關系

    設置倉庫貨區分區與貨品類型的對應關系,在實際的出入庫中,不同類別的貨品就可以直接定位到對應的庫或者分區甚至貨位。

    作業小組管理

    設置人員作業小組信息,主要用于RF手持設備管理,這樣可以在發送和提取出入庫業務要求時,只有指定庫存或者分區或者人員才能夠看到這些業務要求而不產生混亂。

    藥品默認貨位管理

    定義貨品的默認貨位,在業務運作過程中,缺省可以定位到這個貨位上,從而提高物流效率,也可以不定義。注意,每一個貨主的一個貨品只能有一個默認貨位。

    貨品批號管理

    管理貨品的批號,包括有效期至、生產日期等,有效期至可以根據貨品定義效期期間和期間單位自動生成。

     

       4.4.庫內作業

    包含對庫內作業的各種業務流程的支持,實際上是傳統的信息系統中的倉儲部分的剝離以及對其進行細化和深化。

    對于實際的業務,存在多種業務形態的業務,比如:進貨、進貨通知、進貨退貨、報損、報溢、移庫、移位、銷售發貨、銷售退貨、庫內調整、簡單加工等等。

    歸結到倉庫作業,實際上為兩類業務:出庫業務和入庫業務,對應為出庫訂單和入庫訂單,當然這兩類訂單依然要能夠支持和反映前述的所有業務類型的業務訂單。

    庫區貨品庫存上下限設置

    設置貨品在庫區的庫存上下限,每個貨品在一個貨區只能有一組貨區庫存上下限數量,庫存上下限數量以貨品最小單位計算。使用這些設置可以給貨主提供對應的庫存服務。

    入庫訂單管理

    入庫訂單的源有兩個:貨主信息系統或者英克科技第三方醫藥物流系統,入庫訂單包括多種業務形態,只要是有入庫操作的業務最終都要形成入庫訂單。

    入庫訂單分為總單細目結構,有多種狀態:總單狀態有8 種,可以擴充;細目狀態有7 種,可以擴充。這些狀態反映了業務的進程和倉庫作業的進行,不同狀態的訂單允許的進一步作業也是不同的。對訂單本身實現了訂單色標管理,對于其中的貨品的不同質量狀態采用不同的顏色來區分

    流程簡述:貨到后,收貨(來貨單位、貨品數量、批號、批號、效期、貨品狀態、質量狀態自動設為‘未確定’),為“已到貨”,根據設定有兩種后續處理方式:‘先入位后驗收’和‘先驗收后入位’,根據設定的方式進行驗收以及入位(驗收、自動定位、上架、配庫,先后順序根據模式不同而不同),為“已驗收”、“已上架”等狀態。

    流程中涉及到RF 設備的使用和對應的GSP 質量記錄的自動生成,同時依據約定的“裁決標準”(貨主裁決或者WMS 裁決)來對質量狀況進行裁決。

    一個細單的所有明細上架完成后,細單狀態修改為“已上架”。

    入庫訂單的所有細單記帳完成后,其總單狀態修改為“完成”。

    其中,配庫是系統自動根據【配庫模式設置】中的數量設置及【貨品類別與分區對應關系】中設置的貨品類別對應分區自動選擇貨品需要入庫的貨區。

    入庫記賬

    將完成入庫流程的訂單記賬,反映到相應的所定義的貨主的保管賬中。

    出庫訂單

    出庫訂單來源有兩個:貨主信息系統或者英克科技第三方醫藥物流系統,出庫訂單包括多種業務形態,只要是有出庫操作的業務最終都要形成出庫訂單。

    出庫訂單分為總單細目結構,有多種狀態:總單狀態有12 種,可以擴充;細目狀態有7 種,可以擴充。這些狀態反映了業務的進程和倉庫作業的進行,不同狀態的訂單允許的進一步作業也是不同的。對訂單本身實現了訂單色標管理,對于其中的貨品的不同質量狀態采用不同的顏色來區分

    流程簡述:對出庫訂單依照設定好的配貨原則(事先設置好,包括多種模式如醫院模式和業務員模式、原件原則和散件原則、指定原則等)進行配貨,完成后就可以在RF 設備上顯示出需要揀貨的細單信息并且按照RF 設備和人員分組的設定規則顯示,同時如果有電子標簽,則貨位電子標簽顯示出貨數量,為“已配貨”狀態;對應的揀貨業務完成后,為“已揀貨”狀態;按出庫明細進行復核,復核完畢后,為“已復核”和“允許記帳”。

    流程中涉及到RF 設備的使用和對應的GSP 質量記錄的自動生成。

    對于特殊情況比如配貨數量不夠、揀貨破損不夠等,系統提供對應的異常處理機制,包括:配貨回退、取消、認同、原件到散件自動移位、等待補貨后再配貨等等。

    出庫記賬

    出庫訂單的所有細單都是“允許記帳”時,出庫訂單才能進行記帳操作,記帳后,狀態為“已記帳”和“已出貨”。

    庫存調整

    支持對貨品狀態、批號、貨位的調整,其中批號和狀態的調整由對應的訂單驅動執行,貨位的調整由WMS 直接執行無需訂單

    盤點管理

    包括動態盤點和靜態盤點兩種。都可以是使用R F 設備掃描貨位同時錄入盤點結果,也可以直接盤點后統一錄入。

    如果有差異,需要與貨主相關部門進行協商,由貨主業務系統發起處理指令(批號調整、報損、銷售出庫等)

    散件貨區報警

    結合庫存上下限和實際庫存情況進行庫存報警,在報警后可以選擇報警記錄生成移位類型的庫存調整單

    散件出庫復核

    首先通過掃描周轉箱上的條碼來建立周轉箱和出庫訂單之間的關聯關系,稱為周轉箱記錄,在揀貨時使用RF 手持設備先掃描周轉箱上的條碼,從而獲知該周轉箱需要揀的貨品是什么。

    RF 手持設備選擇出庫明細進行揀貨操作時,形成該周轉箱的揀貨記錄;而一旦RF 掃描另一個周轉箱,前一個周轉箱自動關閉,生成新的周轉箱記錄,啟動另一次RF 揀貨操作?梢园粗苻D箱打印出庫清單明細

    在揀貨完成后,可以進行復核作業,復核完成后,狀態為“可記賬”。

    流程中涉及到RF 設備的使用和對應的GSP 質量記錄的自動生成,比如:如果出庫業務類型為“進退”,則形成“藥品購進退出復核記錄”;如果出庫業務類型為‘銷售’,相應出庫明細生成藥品出庫復核記錄。

    裝箱管理

    根據出庫訂單以及對應的臨時周轉箱進行裝箱,同時根據編碼規則形成裝箱條碼,貼在箱子外面。裝箱完成后進入到后續的運輸環節。

     

       4.5.RF手持設備上功能

    RF 手持設備是通過無線路由直接聯接到企業的局域網內的,相當于企業局域網的一個操作終端,由于其可移動和便攜性,有相當的業務處理可以借助其快速準確完成。在醫藥現代倉儲管理系統(WMS)中,在RF 手持設備中實現的業務包括:

    入庫上架(包括各種不同狀態的入庫)、入庫取消、挑選入庫、入庫審核、入庫記賬等;出庫揀貨(包括各種不同狀態的入庫)、出庫取消、出庫審核、出庫記賬、整箱出庫、散件出庫、揀選出庫;整箱發貨確認;裝箱管理;翻垛管理;盤點管理;庫存調整;批號調整;移位;各種查詢等。

    企業可以根據實際的業務管理需要減少或者增加手持RF 設備上的業務處理能力。

     

       4.6.GSP管理

    在倉儲作業過程中自動形成相關的GSP 記錄,并穿插有GSP 的質量控制點,同時提供相應的各種證明資料的維護等。

    在國家GSP 規范下,各個地區或者省份會有不同的補充要求或者特殊要求,系統能夠有效的擴展。

    注冊證管理

    將來貨單位提供的相關證照文件掃描后形成圖片,并記錄到系統中,在需要的環節,可以直接從系統中調出來并打印,提供上傳下載。

    藥品檢驗報告書管理

    將來貨單位提供的相關藥品檢驗報告書文件掃描后形成圖片,并記錄到系統中,在需要的環節,可以直接從系統中調出來并打印,提供上傳下載。

    庫存平面圖

    系統顯示當前庫房貨位分布圖,貨位上貨品狀態的不同使用不同的顏色體現出來,如:全部合格顯示為綠色、有不合格狀態顯示為紅色、有不確定狀態顯示為黃色等。點擊分布圖的具體貨位,系統彈出窗口顯示該貨位全部貨品明細記錄。

    翻垛管理

    根據GSP 要求,對存儲一段時間的藥品要進行翻垛,并形成翻垛記錄,系統提供對翻垛的支持。

    各種GSP記錄

    包括:質量驗收記錄、出庫復核記錄、藥品購進退出復核記錄、庫內溫濕度管理、藥品養護記錄、抽檢記錄管理、設備檔案管理、澄明度檢查記錄等

    所有國家規定的與倉庫環節相關的GSP 記錄都能夠在系統中體現出來,可以分劑型、分品種等。這些記錄都是在通過實際的過程中實時產生,也可以根據需要在后續操作中勾對對應的操作形成。

     

       4.7.運輸管理

    運輸業務是一個很復雜而且又是很靈活的業務,包括車輛、裝配、跟蹤、智能路線、油耗、調度、人員、地址、運費管理、外協管理、單價管理(按重量、體積、路途、頻次)、報價管理等環節。

    一般而言,倉儲企業都可以采用自運和外協兩種形式,外協有汽運、鐵路、空運、海運、河運、快遞等方式。

    運輸業務有專門的運輸系統(TMS)來支撐,英克科技考慮到醫藥行業企業的本身的運輸量以及運輸成本等因素,針對不采用運輸系統的醫藥企業,在醫藥現代倉儲管理系統(PM/WMS)中提供了一些簡單的運輸功能來滿足初步的需求。

    駕駛員管理

    維護駕駛員姓名、性別、出生日期、婚姻狀況、駕照類型、用工形式、駕駛證號、領證日期、上次年審日期、證件有效期、聯系電話等信息

    車輛管理

    維護車輛的車牌號碼、默認駕駛員、發動機號碼、車型、出廠日期、百公里耗油、車種、購入日期、車廂長、寬、高、最后年檢日期、年檢

    人員車輛對應關系維護

    人員與車輛的從屬關系

    運輸線路

    根據企業的實際需要,以及區域劃分,維護出既定的運輸線路信息

    運輸地址管理

    維護貨主單位的運輸地址、該地點所處運輸線路、該地點的預估里程、聯系人、聯系電話等信息。

    派車單管理

    根據出入庫業務,進行車輛、駕駛員、線路、訂單的調度,提供按貨主單位生成派車明細及按業務員生成派車明細兩種方式。

    進行派車調度時,需要確定自運外運類型、線路、車輛、駕駛員等信息,以及所要執行的訂單。

    派車單回執

    駕駛員按照派車單出車后,運送貨品抵達后由收貨人確認回執返回企業后,填寫派車實際費用、實際里程、發生相關費用及貨品缺損反饋等相關信息

    貨品運輸情況查詢

    了解每一筆貨物運輸的詳細情況,包括發貨時間、運輸方式、預計到達時間,預計到達地點、貨運單號等。了解了這些信息,貨主可以方便的協調其客戶準確收貨,提高對客戶的服務質量。

     

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